Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng. Với sự trợ giúp của màn hình LED, những thông điệp đó trở nên lôi cuốn và thuyết phục hơn so với những giải pháp trình chiếu truyền thống. Ngày hôm nay, LED Hải Lộc sẽ mách bạn, “Quy trình tổ chức sự kiện với màn hình LED”.
Quy trình tổ chức sự kiện với màn hình LED
1. Thu thập thông tin sự kiện
Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải nghiên cứu và nắm rõ các thông tin cơ bản nhất để biết mình cần làm những gì. Đối với tất cả các loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, kỷ niệm thành lập công ty… hay bất kỳ sự kiện nào khác, bạn đều cần tìm hiểu thật kỹ những nội dung sau:
– Chủ đề chương trình.
– Mục tiêu sự kiện.
– Đối tượng khách mời tham dự và số lượng cụ thể.
– Thời gian tổ chức.
– Địa điểm diễn ra.
– Ngân sách dự kiến.
Việc nắm được các thông tin cơ bản về sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn loại màn hình ghép phù hợp với sự kiện, nhằm mang lại hiệu quả cao nhất với chi phí tối ưu nhất.
2. Sáng tạo ý tưởng
Sau khi đã nghiên cứu và nắm rõ các yêu cầu cơ bản, suy nghĩ về ý tưởng chương trình chính là bước tiếp theo bạn cần thực hiện trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Ý tưởng tổ chức sự kiện vừa phải đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ… Đồng thời phải thật sáng tạo, độc đáo để thu hút và gây ấn tượng với khách tham dự.
Đối với các công ty tổ chức event thì ý tưởng chính là điểm tạo nên sự khác biệt giữa các agency với nhau. Ý tưởng sẽ được công ty sự kiện thể hiện trên proposal (sản phẩm event trên giấy tờ), sau đó gửi cho khách hàng kèm theo bảng báo giá. Tuy nhiên, một ý tưởng hay cũng chưa thể đảm bảo thành công cho sự kiện mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.
3. Thiết kế sự kiện (cụ thể hóa ý tưởng trong quy trình tổ chức sự kiện)
Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng, với các vấn đề cần được thực hiện gồm:
– Lựa chọn địa điểm tổ chức
– Xác định thời gian tổ chức
– Xác định chủ đề (concept) chương trình
– Xây dựng kịch bản chi tiết (các hoạt động và thời gian diễn ra)
– Thiết kế hình ảnh chương trình
4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch là việc cụ thể hóa quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất. Các vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức event gồm:
– Nhân lực sự kiện.
– Thiết bị sự kiện.
– Phương thức vận chuyển.
– Ngân sách dự kiến.
– Phân tích rủi ro và dự phòng phương án giải quyết.
5. Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện
Đây là lúc bạn cần tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các hạng mục nhân sự, thiết bị, in ấn… cho sự kiện. Quá trình này thường mất ít nhất 2 tuần để thực hiện, gồm các hoạt động như thuê MC, PG, ca sĩ, nhóm múa, in banner, lắp đặt standee, chuẩn bị đồng phục, quà tặng… Cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc với các nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. ( Bước này trong quy trình tổ chức sự kiện cần tập trung và tính toán cẩn thận )
6. Dàn dựng sự kiện
Trước khi sự kiện diễn ra 1 – 2 ngày, công tác dàn dựng cần được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bạn nên có sẵn một bảng checklist những công việc cần làm để theo dõi tiến độ thực hiện, đồng thời tránh việc bỏ sót bất cứ hạng mục nào.
7. Tiến hành “chạy” chương trình
Thời điểm chương trình sự kiện bắt đầu “chạy” chính là minh chứng rõ nhất cho thấy quy trình tổ chức sự kiện của bạn có chuẩn chỉnh, hoàn hảo hay không. Sau khi đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng rất chu đáo, thì khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn luôn cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự và kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện.
8. Kết thúc sự kiện
Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức cần được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp.
Tuy nhiên, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là khi sự kiện kết thúc, các bộ phận cần viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những sai sót cho những sự kiện tiếp theo.
Quy trình làm việc của LED Hải Lộc với khách hàng
1. Tiếp nhận thông tin khách hàng và trao đổi
Khi LED Hải Lộc tiếp nhận được thông tin khách hàng thì sẽ có đội ngũ chuyên nghiệp tư vấn và trao đổi về các nhu cầu như: địa điểm và thời gian lắp đặt màn hình, loại màn hình, sự kiện đó là gì,… Dựa trên những thông tin nhu cầu bạn cung cấp thì chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn loại màn hình phù hợp nhất.
2. Khảo sát vị trí lắp đặt
Để khâu lắp đặt không bị vướng mắc thì Hải Lộc sẽ khảo sát địa hình thực tế nơi mà khách hàng muốn lắp đặt màn hình LED.
3. Báo giá sản phẩm
Tùy vào loại màn hình và kích thước cũng như tình hình thực tế mà LED Hải Lộc sẽ gửi thông tin báo giá chi tiết cho khách hàng.
4. Ký kết hợp đồng sản phẩm
Khi khách hàng đã đồng ý với bảng báo giá của chúng tôi, hai bên sẽ sắp xếp thời gian và tiến hành ký kết hợp đồng. Trong hợp đồng có ghi rõ những điều khoản cần thiết.
5. Tiến hành lắp đặt màn hình
Hợp đồng ký kết xong, Hải Lộc sẽ cử đội kỹ thuật xuống hiện trường để tiến hành lắp ráp theo như những gì đã được hai bên thỏa thuận như về thời gian lắp ráp, yêu cầu thi công,…
6. Bàn giao
Sau khi lắp ráp và kiểm tra màn hình đã hoạt động trơn tru thì tiến hành bàn giao sản phẩm. Nếu có xảy ra sự cố hay sai sót thì bên liên quan phải chịu trách nhiệm bảo hành sửa chữa, thay thế sản phẩm như các điều khoản trong hợp đồng.
